El propósito del inventario es recopilar información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso.

Las premisas de un inventario físico son:

1. El inventario de activos fijos no es una actividad menor.
2. La logística del inventario debe estar basada en el profundo conocimiento del proceso de producción de la empresa en cuestión.
3. El levantamiento o inventario se hará describiendo los activos con todo detalle.
4. La planeación y diseño de la estructura de la base original de datos será determinante en el resultado final.

No todos los activos son iguales. Se debe de considerar el contar con la asesoría especializada al momento de realizar un inventario. No es lo mismo tomar datos físicos de los activos de una universidad, que básicamente lo que encontraríamos sería mobiliario y equipo de oficina, que realizar el inventario de una planta química, por ejemplo. Las características físicas que describen a uno y otro activo son totalmente de naturaleza distinta. Por supuesto que la regla que dice que «todo activo deberá de describirse con marca, modelo, serie y capacidad», no está demás. Sin embargo, el énfasis debe estar en la especialización del personal que realizará la tarea del inventario para que de por resultado una codificación inteligente de la información. El inventario tendrá mejor calidad de información si lo realiza conforme al criterio de la Unidad Mínima Indivisible. Se entiende como “Unidad Mínima Indivisible”

[1] aquella unidad de maquinaria integrada por el equipo propiamente dicho, accionado por un determinado mecanismo o transmisión, seguido, en su caso, de equipos o instalaciones menores, así como su ingeniería, directamente relacionados con este equipo, como son: instalaciones de ingeniería civil, mecánica, eléctrica, bombas, válvulas, tuberías, instrumentos, etc., y que por lo tanto definan una capacidad productiva. No se deben incluir aquellas refacciones o partes no instaladas, cuando éstas se encuentren formando parte del almacén de refacciones o hayan sido ya cargadas a resultados. [1]  Boletín 11-18 CNBV